Privacy Policy for Kira

Effective Date: 8 September 2026

Privacy notice in English

Kira Labs Sdn Bhd (1679437-P) ("Kira", "we") provides Kira and KiraPOS (the "Service"). This notice explains how we handle personal data about account holders, merchants, employees, customers and other people whose information is used in the Service. "PDPA" means Malaysia's Personal Data Protection Act 2010, as amended.

1. Information and purposes

We receive information from you, your merchant workspace, authorised users, connected services and your use of the Service. Depending on the features used, this includes:

Account and business contact details, authentication records, subscriptions and billing information, used to provide accounts, manage access, collect fees and respond to requests.
Customer and supplier details, transactions, payment references, ledgers and tax information, used for business records, reconciliation and e-Invoicing.
Employee expense claims, receipt images, the claim values you confirm, approval decisions, corrections and reimbursement records, used to prepare, review and process claims. Expense records posted from an approved claim keep an audit trail with the person acting, the timestamps, the change made and the IP address. Where your version of the Service supports claim corrections, the earlier receipt is retained alongside that history rather than overwritten.
Device, session, diagnostic and support information, used to operate the Service, investigate faults and protect accounts. Assistant conversations and related business data are described in section 3.

Account and authentication details are needed to provide an account. Other information is needed when you choose a feature that depends on it, such as a payment or a claim. If required information is not provided, that feature or request may not be available. Optional assistant use and optional device quick unlock can be declined. Provide only the information the task needs, and do not include unrelated sensitive information in receipts or messages.

Receipts and claim attachments can contain sensitive personal data, which under section 4 of the PDPA includes health information, information about religious or similar beliefs, information about the commission or alleged commission of an offence, and biometric data. Section 40 allows sensitive personal data to be processed only with the individual's explicit consent or under one of the other conditions in that section, and the duty to satisfy that condition falls on the data controller, not on the employee who uploads the receipt. For claims in a merchant's workspace, the merchant is the data controller and must obtain that explicit consent, recorded separately as the Personal Data Protection Regulations 2013 require. Uploading a receipt or accepting these terms does not by itself establish that condition. Kira does not use sensitive personal data found in receipts for any purpose of its own, including the Derived Data described in section 3. If you would rather not disclose the detail, ask your employer whether a redacted receipt or an alternative document is acceptable.

2. Our roles and workspace access

Roles depend on the processing activity. A merchant is the data controller for the customer and employee information whose purposes it determines, and Kira acts as a data processor for that information only where Kira processes it solely on the merchant's behalf and for no purpose of its own. Kira is a data controller, with the full obligations of a data controller under the PDPA, for every purpose it determines for itself. Those purposes are account administration, authentication and access management, its own billing and collections, fraud and abuse prevention, service diagnostics and support, and the analytics and model development described in section 3. For the purposes Kira determines for itself, Kira does not rely on the merchant to give notice or to obtain consent. Merchants remain responsible for giving appropriate notices and for establishing a lawful basis for the purposes they determine. Kira also keeps its own obligations in its processor role, including the Security Principle in section 9 of the PDPA.

Claims are business records, not a private vault visible only to the claimant. Workspace owners and authorised reviewers may access relevant claims, receipts and history according to their permissions and branch scope. Shared devices can hold local business records. Do not assume a separate private receipt store for each employee.

3. Receipt recognition, Mira and Derived Data

KiraPOS receipt text recognition runs on the device using the operating system's recognition components. The recognised text itself stays on the device. Submitting a claim sends the claim details you confirm, which may include values pre-filled from the recognised text, together with the receipt image, to Kira for processing and authorised review. Where your version of the Service supports it, correcting a claim or replacing its receipt sends the replacement image in the same way.

Mira, also called Ask Kira, is a separate online feature. When it is used, messages and the business-data results attached to them are sent through Kira to a provider of AI language models located outside Malaysia, so that a response can be generated. Those messages and results can include company information, sales, tax, payment, product and stock data. They are not automatically anonymous. Kira also records conversation entries and replies linked to the workspace, the user and the terminal, and records the text you write if you ask the assistant to report a problem.

Kira produces aggregated statistics and other derived data from telemetry and transaction records, so that it can measure and improve the Service and develop models ("Derived Data"). Where the input to that work is personal data, Kira is the data controller for that processing and relies on the consent of the individual concerned under section 6(1)(a) of the PDPA. Kira asks for that consent separately, in a form that can be recorded and withdrawn, and not through acceptance of this notice or of the Terms of Service. Where an individual has not given that consent, Kira does not use that individual's personal data to produce Derived Data. Once data is genuinely anonymous, so that no individual can be identified from it, or from it together with other information Kira holds, it is no longer personal data and Kira may use and retain it without a time limit. Removing names, hashing or encrypting identifiers, or aggregating figures does not by itself make data anonymous. Kira retains its rights in Derived Data, algorithms and models, subject to applicable law and third-party rights. This does not transfer ownership of identifiable customer or employee information, and it is not a general consent to model training. Generating an online response and training a model are separate activities.

4. Recipients and where your data is processed

Depending on the feature, we disclose personal data to these classes of recipient, and only for the purposes stated in this notice:

Authorised participants in your merchant workspace, according to their permissions and branch scope.
Cloud hosting, database, object storage, email and messaging providers that run the Service and deliver its notifications.
A provider of AI language models, for the Mira assistant.
Payment providers, to collect our subscription fees and to process the payments you initiate.
Providers of bot protection on our sign-in and registration pages, of device and application integrity checking, of the on-device text recognition components used by KiraPOS, and of the web fonts our pages load. These providers receive technical request information such as an IP address and a device or browser identifier.
Tax authorities, for e-Invoicing and for other legally required disclosures.
Professional advisers, and a buyer or successor in a corporate transaction, subject to the PDPA.

We do not sell, rent or trade personal data, and we do not disclose it to advertising networks or data brokers.

Some of these providers process personal data outside Malaysia, including in the United States and Singapore. For transfers Kira makes as a data controller, Kira relies on paragraph 129(3)(b) of the PDPA where the transfer is necessary to perform its contract with you, and otherwise on paragraph 129(3)(f), having taken reasonable precautions and exercised due diligence, including a transfer assessment and a written contract with the recipient. Where Kira transfers data on a merchant's instructions, the merchant is the data controller making that transfer and section 129 applies to the merchant. A provider's location alone does not establish adequate protection. Ask our privacy team for the recipient details, destination countries, data types and purposes relevant to your use, so that you can record the transfer and carry out your own assessment.

Personal data transmitted to the Director General of Inland Revenue for an e-Invoice is treated differently. Subsection 82C(11) of the Income Tax Act 1967 provides that the Personal Data Protection Act 2010 does not apply to personal data processed for an e-Invoice issued or transmitted to the Director General. Once an e-Invoice has been submitted and validated, neither Kira nor the merchant can withdraw it from the tax authority in response to a privacy request.

5. Devices, security and personal data breaches

Access controls and tenant separation are used to restrict access to business records. No system provides an absolute security guarantee. Device quick unlock uses the operating system's supported biometrics or screen-lock credentials. KiraPOS receives an authentication result, not fingerprint images or facial templates from this unlock flow.

KiraPOS keeps local records and receipt or payment-evidence images for offline work and recovery. Local copies are not a guaranteed archive, and offline-payment photographs are not automatically backed up to Kira. Manual logout or device reset may remove unsynchronised business records and claim images. Session expiry may leave local work on the device. Neither logout nor account deletion guarantees immediate erasure of every local file, disconnected device or exported copy. Reconcile and export necessary records before logout, clearing app data or retiring a device.

Where Kira is the data controller, for example for account, authentication and billing data, Kira notifies the Personal Data Protection Commissioner as soon as practicable and no later than 72 hours from the occurrence of a personal data breach that causes or is likely to cause significant harm, and notifies affected individuals directly and without unnecessary delay, no later than 7 days after notifying the Commissioner. Where Kira processes data on a merchant's behalf, the merchant is the data controller and section 12B of the PDPA places the notification duty on the merchant, not on Kira. In that case Kira notifies the merchant's registered administrator promptly on becoming aware of the breach and gives the merchant the information and assistance it needs to meet its own duty. The merchant's own 72-hour period begins when Kira notifies it, or when the merchant otherwise obtains clear evidence of the breach, whichever is earlier. Using a third-party service provider does not remove Kira's own obligations.

6. Retention and account deletion

We keep personal data only for as long as the purpose requires, and we take reasonable steps to destroy it or permanently delete it once it is no longer required, as section 10 of the PDPA requires. How long a particular record is kept depends on its purpose, the law that applies to it and any necessary dispute or legal hold.

A workspace whose subscription has lapsed enters a 60-day grace period. That grace period is not a promise that every copy is destroyed on day 60. After it ends the workspace becomes eligible for deletion and its ledger data may then be permanently deleted, except where Data Parking is active, where archiving is required, or where a legal hold or another retention restriction applies. Data Parking is a paid retention plan. While it is active the workspace and its records are kept and are exempt from deletion, but normal access is suspended and the workspace is limited to subscription, payment and account management. Neither the grace period nor Data Parking guarantees unrestricted access, and neither replaces your own record-keeping duties.

Deleting a personal account revokes login access and removes or de-identifies profile information. It does not itself delete workspace ledgers, submitted claims, attachments, deletion-request records or audit history. Required records and archives are handled separately. See how to request account deletion.

Export and retain the records your business and tax obligations require before closing an account. As a general floor for a Malaysian business, income-tax records must be kept for seven years. Paragraph 82(1)(a) of the Income Tax Act 1967 runs seven years from the end of the year to which the business income relates, and subsection 82A(1) runs seven years from the end of the year of assessment. Where no return has been furnished, subsections 82(1A) and 82A(2) run seven years from the end of the year in which the return is eventually furnished. Company accounting records must be kept for seven years after completion of the transaction under section 245 of the Companies Act 2016, and sales-tax and service-tax records for seven years under section 24 of the Sales Tax Act 2018 and section 24 of the Service Tax Act 2018. Longer periods can apply while a dispute, an audit or a legal hold is open. None of these periods runs from the date you delete your Kira account.

Records relating to a business in Malaysia must be kept and retained in Malaysia under subsection 82(8) of the Income Tax Act 1967, and documents relating to income in Malaysia under subsection 82A(5). Electronic records must be retained in an electronically readable form and kept so that they are readily accessible and convertible into writing, under paragraphs 82(7)(a) and 82A(4)(a). Records you originally kept on paper and then scanned must still be retained in their original form under paragraphs 82(7)(b) and 82A(4)(b), so scanning does not permit destruction of the paper original. Kira's hosting and attachment storage may be located outside Malaysia and is not by itself a statutory archive kept in Malaysia. Keep your own retained copy accordingly. Uploading a receipt to Kira does not by itself discharge your record-keeping duties.

7. Your rights, choices and contact

Under the PDPA you may:

ask for a copy of the personal data we hold about you, under section 30. We reply within 21 days. If we cannot, we tell you why before those 21 days end and reply in full within a further 14 days.
ask us to correct personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or out of date, under section 34. We reply within 21 days.
withdraw your consent to any processing that relies on it, under section 38. We stop that processing when we receive your notice, and we tell you what we can no longer provide as a result.
require us in writing to stop processing your personal data for direct marketing, under section 43.
require us in writing to stop processing that is causing, or is likely to cause, substantial and unwarranted damage or distress to you or to another person, under section 42. We reply within 21 days, stating whether we will comply or why we consider the notice unjustified. If you are not satisfied you may apply to the Commissioner.
ask us, by notice in writing sent electronically, to transmit your personal data directly to another data controller you name, under section 43A. We complete that transmission within the period prescribed under the PDPA. The right applies only where the transmission is technically feasible and the data formats are compatible. If either condition is not met we tell you why, and we still give you an export in a format we support.

We refuse a request only on a ground the PDPA allows, and we tell you which ground we rely on. Deletion is not an unconditional right, because some records must be kept under tax, company and accounting law.

You can decline the Mira assistant and device quick unlock, and the rest of the Service still works. You can withdraw your consent to the use of your personal data for Derived Data at any time by writing to our privacy team, and doing so does not affect your access to the Service. We send service messages you cannot opt out of, such as billing notices and security alerts, because we need them to run your account. We do not use your personal data for direct marketing.

Send requests in English or Bahasa Melayu to [email protected], or write to Kira Labs Sdn Bhd (1679437-P), 7-2, Plaza Danau 2, Jalan 2/109F, Taman Danau Desa, 58100 Kuala Lumpur, Malaysia. We may verify your identity and, for records controlled by a merchant, coordinate with that merchant. We will explain any relevant limitation or consequence, such as being unable to provide a feature that needs the data. You may also complain to the Personal Data Protection Commissioner at the Jabatan Perlindungan Data Peribadi.

Changes to personal-data processing remain subject to any notice or consent required by law.

Notis privasi dalam Bahasa Melayu

Kira Labs Sdn Bhd (1679437-P) ("Kira", "kami") menyediakan Kira dan KiraPOS ("Perkhidmatan"). Notis ini menerangkan cara kami mengendalikan data peribadi pemegang akaun, peniaga, pekerja, pelanggan dan individu lain yang maklumatnya digunakan dalam Perkhidmatan. "APDP" bermaksud Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 Malaysia, sebagaimana dipinda.

1. Maklumat dan tujuan

Kami menerima maklumat daripada anda, ruang kerja peniaga anda, pengguna yang diberi kuasa, perkhidmatan yang disambungkan dan penggunaan Perkhidmatan oleh anda. Bergantung pada ciri yang digunakan, maklumat ini termasuk:

Maklumat hubungan akaun dan perniagaan, rekod pengesahan, langganan dan maklumat pengebilan, untuk menyediakan akaun, mengurus akses, mengutip fi dan menjawab permintaan.
Maklumat pelanggan dan pembekal, transaksi, rujukan pembayaran, lejar dan maklumat cukai, untuk rekod perniagaan, penyesuaian transaksi dan e-Invois.
Tuntutan perbelanjaan pekerja, imej resit, nilai tuntutan yang anda sahkan, keputusan kelulusan, pembetulan dan rekod pembayaran balik, untuk menyediakan, menyemak dan memproses tuntutan. Rekod perbelanjaan yang dicatatkan daripada tuntutan yang diluluskan menyimpan jejak audit yang merangkumi individu yang bertindak, cap masa, perubahan yang dibuat dan alamat IP. Jika versi Perkhidmatan anda menyokong pembetulan tuntutan, resit terdahulu dikekalkan bersama sejarah itu dan tidak ditulis ganti.
Maklumat peranti, sesi, diagnostik dan sokongan, untuk mengendalikan Perkhidmatan, menyiasat kerosakan dan melindungi akaun. Perbualan pembantu dan data perniagaan berkaitan diterangkan dalam bahagian 3.

Maklumat akaun dan pengesahan diperlukan untuk menyediakan akaun. Maklumat lain diperlukan apabila anda memilih ciri yang bergantung padanya, seperti pembayaran atau tuntutan. Jika maklumat yang diperlukan tidak diberikan, ciri atau permintaan itu mungkin tidak tersedia. Anda boleh memilih untuk tidak menggunakan pembantu atau buka kunci pantas peranti. Berikan hanya maklumat yang diperlukan oleh tugas tersebut dan jangan sertakan maklumat sensitif yang tidak berkaitan dalam resit atau mesej.

Resit dan lampiran tuntutan boleh mengandungi data peribadi sensitif, yang di bawah seksyen 4 APDP termasuk maklumat kesihatan, maklumat tentang kepercayaan agama atau kepercayaan seumpamanya, maklumat tentang pelakuan atau dakwaan pelakuan sesuatu kesalahan, dan data biometrik. Seksyen 40 membenarkan data peribadi sensitif diproses hanya dengan persetujuan nyata individu berkenaan atau di bawah salah satu syarat lain dalam seksyen itu, dan kewajipan memenuhi syarat tersebut terletak pada pengawal data, bukan pada pekerja yang memuat naik resit. Bagi tuntutan dalam ruang kerja peniaga, peniaga ialah pengawal data dan mesti mendapatkan persetujuan nyata itu, direkodkan secara berasingan sebagaimana yang dikehendaki oleh Peraturan-Peraturan Perlindungan Data Peribadi 2013. Memuat naik resit atau menerima terma ini sahaja tidak membuktikan bahawa syarat tersebut telah dipenuhi. Kira tidak menggunakan data peribadi sensitif yang terdapat dalam resit bagi apa-apa tujuannya sendiri, termasuk Data Terbitan yang diterangkan dalam bahagian 3. Jika anda lebih suka tidak mendedahkan butiran tersebut, tanya majikan anda sama ada resit yang disunting atau dokumen alternatif boleh diterima.

2. Peranan kami dan akses ruang kerja

Peranan bergantung pada aktiviti pemprosesan. Peniaga ialah pengawal data bagi maklumat pelanggan dan pekerja yang tujuannya ditentukan oleh peniaga, dan Kira bertindak sebagai pemproses data bagi maklumat itu hanya apabila Kira memprosesnya semata-mata bagi pihak peniaga dan bukan bagi apa-apa tujuannya sendiri. Kira ialah pengawal data, dengan kewajipan penuh seorang pengawal data di bawah APDP, bagi setiap tujuan yang ditentukannya sendiri. Tujuan tersebut ialah pentadbiran akaun, pengesahan dan pengurusan akses, pengebilan dan kutipan sendiri, pencegahan penipuan dan penyalahgunaan, diagnostik dan sokongan perkhidmatan, serta analitik dan pembangunan model yang diterangkan dalam bahagian 3. Bagi tujuan yang ditentukan oleh Kira sendiri, Kira tidak bergantung pada peniaga untuk memberikan notis atau mendapatkan persetujuan. Peniaga tetap bertanggungjawab memberikan notis yang sesuai dan mewujudkan asas undang-undang bagi tujuan yang ditentukannya. Kira juga mengekalkan kewajipannya sendiri dalam peranan pemproses, termasuk Prinsip Keselamatan dalam seksyen 9 APDP.

Tuntutan ialah rekod perniagaan, bukan simpanan peribadi yang hanya boleh dilihat oleh pihak yang menuntut. Pemilik ruang kerja dan penyemak yang diberi kuasa boleh mengakses tuntutan, resit dan sejarah berkaitan mengikut kebenaran dan skop cawangan mereka. Peranti yang dikongsi boleh menyimpan rekod perniagaan setempat. Jangan anggap setiap pekerja mempunyai simpanan resit peribadi yang berasingan.

3. Pengecaman resit, Mira dan Data Terbitan

Pengecaman teks resit KiraPOS berjalan pada peranti menggunakan komponen pengecaman sistem pengendalian. Teks yang dikenal pasti itu sendiri kekal pada peranti. Penyerahan tuntutan menghantar butiran tuntutan yang anda sahkan, yang mungkin merangkumi nilai yang telah diisi terlebih dahulu daripada teks yang dikenal pasti, bersama imej resit, kepada Kira untuk pemprosesan dan semakan yang dibenarkan. Jika versi Perkhidmatan anda menyokongnya, pembetulan tuntutan atau penggantian resitnya menghantar imej gantian dengan cara yang sama.

Mira, juga dikenali sebagai Ask Kira, ialah ciri dalam talian yang berasingan. Apabila ia digunakan, mesej dan hasil data perniagaan yang dilampirkan padanya dihantar melalui Kira kepada penyedia model bahasa AI yang terletak di luar Malaysia, supaya jawapan dapat dijana. Mesej dan hasil tersebut boleh merangkumi maklumat syarikat, jualan, cukai, pembayaran, produk dan stok. Maklumat itu tidak menjadi tanpa nama secara automatik. Kira juga merekodkan entri perbualan dan jawapan yang dikaitkan dengan ruang kerja, pengguna dan terminal, serta merekodkan teks yang anda tulis jika anda meminta pembantu melaporkan sesuatu masalah.

Kira menghasilkan statistik terkumpul dan data terbitan lain daripada telemetri dan rekod transaksi, supaya ia dapat mengukur dan menambah baik Perkhidmatan serta membangunkan model ("Data Terbitan"). Apabila input kepada kerja itu ialah data peribadi, Kira ialah pengawal data bagi pemprosesan tersebut dan bersandar pada persetujuan individu berkenaan di bawah perenggan 6(1)(a) APDP. Kira meminta persetujuan itu secara berasingan, dalam bentuk yang boleh direkodkan dan ditarik balik, dan bukan melalui penerimaan notis ini atau Terma Perkhidmatan. Jika individu tidak memberikan persetujuan itu, Kira tidak menggunakan data peribadi individu tersebut untuk menghasilkan Data Terbitan. Apabila data benar-benar tanpa nama, sehingga tiada individu boleh dikenal pasti daripadanya, atau daripadanya bersama maklumat lain yang dipegang oleh Kira, data itu bukan lagi data peribadi dan Kira boleh menggunakan serta menyimpannya tanpa had masa. Membuang nama, mencincang atau menyulitkan pengecam, atau mengagregatkan angka tidak dengan sendirinya menjadikan data itu tanpa nama. Kira mengekalkan haknya terhadap Data Terbitan, algoritma dan model, tertakluk pada undang-undang yang terpakai dan hak pihak ketiga. Ini tidak memindahkan pemilikan maklumat pelanggan atau pekerja yang boleh dikenal pasti, dan ia bukan persetujuan umum untuk latihan model. Penjanaan jawapan dalam talian dan latihan model ialah aktiviti yang berasingan.

4. Penerima dan tempat data anda diproses

Bergantung pada ciri, kami mendedahkan data peribadi kepada kelas penerima berikut, dan hanya bagi tujuan yang dinyatakan dalam notis ini:

Peserta yang diberi kuasa dalam ruang kerja peniaga anda, mengikut kebenaran dan skop cawangan mereka.
Penyedia pengehosan awan, pangkalan data, storan objek, e-mel dan pemesejan yang menjalankan Perkhidmatan dan menghantar pemberitahuannya.
Penyedia model bahasa AI, bagi pembantu Mira.
Penyedia pembayaran, untuk mengutip fi langganan kami dan memproses pembayaran yang anda mulakan.
Penyedia perlindungan bot pada halaman log masuk dan pendaftaran kami, penyedia semakan integriti peranti dan aplikasi, penyedia komponen pengecaman teks pada peranti yang digunakan oleh KiraPOS, dan penyedia fon web yang dimuatkan oleh halaman kami. Penyedia ini menerima maklumat permintaan teknikal seperti alamat IP dan pengecam peranti atau pelayar.
Pihak berkuasa cukai, bagi e-Invois dan pendedahan lain yang diwajibkan undang-undang.
Penasihat profesional, serta pembeli atau pengganti dalam sesuatu transaksi korporat, tertakluk pada APDP.

Kami tidak menjual, menyewakan atau memperdagangkan data peribadi, dan kami tidak mendedahkannya kepada rangkaian pengiklanan atau broker data.

Sebahagian penyedia ini memproses data peribadi di luar Malaysia, termasuk di Amerika Syarikat dan Singapura. Bagi pemindahan yang dilakukan oleh Kira sebagai pengawal data, Kira bersandar pada perenggan 129(3)(b) APDP apabila pemindahan itu perlu untuk melaksanakan kontraknya dengan anda, dan selain itu pada perenggan 129(3)(f), setelah mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah dan melaksanakan usaha wajar, termasuk penilaian pemindahan dan kontrak bertulis dengan penerima. Apabila Kira memindahkan data mengikut arahan peniaga, peniaga ialah pengawal data yang membuat pemindahan itu dan seksyen 129 terpakai kepada peniaga. Lokasi penyedia sahaja tidak membuktikan perlindungan yang mencukupi. Hubungi pasukan privasi kami untuk butiran penerima, negara destinasi, jenis data dan tujuan yang berkaitan dengan penggunaan anda, supaya anda dapat merekodkan pemindahan itu dan menjalankan penilaian anda sendiri.

Data peribadi yang dihantar kepada Ketua Pengarah Hasil Dalam Negeri bagi e-Invois dikendalikan secara berbeza. Subseksyen 82C(11) Akta Cukai Pendapatan 1967 memperuntukkan bahawa Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 tidak terpakai bagi data peribadi yang diproses untuk e-Invois yang dikeluarkan atau dihantar kepada Ketua Pengarah. Setelah e-Invois dihantar dan disahkan, Kira mahupun peniaga tidak boleh menariknya balik daripada pihak berkuasa cukai atas permintaan privasi.

5. Peranti, keselamatan dan pelanggaran data peribadi

Kawalan akses dan pengasingan penyewa digunakan untuk mengehadkan akses kepada rekod perniagaan. Tiada sistem memberikan jaminan keselamatan mutlak. Buka kunci pantas peranti menggunakan biometrik atau kelayakan kunci skrin yang disokong oleh sistem pengendalian. KiraPOS menerima keputusan pengesahan, bukan imej cap jari atau templat wajah daripada proses buka kunci ini.

KiraPOS menyimpan rekod setempat serta imej resit atau bukti pembayaran untuk kerja luar talian dan pemulihan. Salinan setempat bukan arkib yang dijamin, dan foto pembayaran luar talian tidak disandarkan secara automatik kepada Kira. Log keluar secara manual atau penetapan semula peranti mungkin memadamkan rekod perniagaan yang belum disegerakkan dan imej tuntutan. Tamat tempoh sesi mungkin meninggalkan kerja setempat pada peranti. Log keluar atau pemadaman akaun tidak menjamin pemadaman serta-merta setiap fail setempat, peranti yang tidak bersambung atau salinan yang dieksport. Selesaikan penyesuaian transaksi dan eksport rekod yang diperlukan sebelum log keluar, mengosongkan data aplikasi atau menghentikan penggunaan peranti.

Apabila Kira ialah pengawal data, contohnya bagi data akaun, pengesahan dan pengebilan, Kira memberitahu Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi secepat mungkin dan tidak lewat daripada 72 jam dari berlakunya pelanggaran data peribadi yang menyebabkan atau berkemungkinan menyebabkan kemudaratan yang ketara, serta memberitahu individu yang terjejas secara terus dan tanpa kelewatan yang tidak perlu, tidak lewat daripada 7 hari selepas memberitahu Pesuruhjaya. Apabila Kira memproses data bagi pihak peniaga, peniaga ialah pengawal data dan seksyen 12B APDP meletakkan kewajipan pemberitahuan itu pada peniaga, bukan pada Kira. Dalam keadaan itu Kira memberitahu pentadbir berdaftar peniaga dengan segera sebaik sahaja menyedari pelanggaran tersebut serta memberikan maklumat dan bantuan yang diperlukan oleh peniaga untuk memenuhi kewajipannya sendiri. Tempoh 72 jam peniaga bermula apabila Kira memberitahunya, atau apabila peniaga memperoleh bukti jelas tentang pelanggaran itu, yang mana lebih awal. Penggunaan penyedia perkhidmatan pihak ketiga tidak menghapuskan kewajipan Kira sendiri.

6. Penyimpanan dan pemadaman akaun

Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang diperlukan oleh tujuannya, dan kami mengambil langkah munasabah untuk memusnahkannya atau memadamkannya secara kekal apabila ia tidak lagi diperlukan, sebagaimana yang dikehendaki oleh seksyen 10 APDP. Tempoh sesuatu rekod disimpan bergantung pada tujuannya, undang-undang yang terpakai padanya dan apa-apa keperluan berkaitan pertikaian atau penahanan rekod atas sebab undang-undang.

Ruang kerja yang langganannya telah luput memasuki tempoh tangguh 60 hari. Tempoh tangguh itu bukan janji bahawa setiap salinan dimusnahkan pada hari ke-60. Selepas ia tamat, ruang kerja itu layak dipadamkan dan data lejarnya kemudian boleh dipadamkan secara kekal, kecuali apabila Data Parking aktif, apabila pengarkiban diwajibkan, atau apabila terdapat penahanan atas sebab undang-undang atau sekatan penyimpanan lain. Data Parking ialah pelan penyimpanan berbayar. Semasa ia aktif, ruang kerja dan rekodnya disimpan dan dikecualikan daripada pemadaman, tetapi akses biasa digantung dan ruang kerja terhad kepada langganan, pembayaran dan pengurusan akaun. Tempoh tangguh dan Data Parking tidak menjamin akses tanpa sekatan, dan kedua-duanya tidak menggantikan kewajipan anda menyimpan rekod sendiri.

Pemadaman akaun peribadi membatalkan akses log masuk dan membuang atau menyahkenal pasti maklumat profil. Tindakan itu sendiri tidak memadamkan lejar ruang kerja, tuntutan yang diserahkan, lampiran, rekod permintaan pemadaman atau sejarah audit. Rekod dan arkib yang diperlukan dikendalikan secara berasingan. Lihat cara meminta pemadaman akaun.

Eksport dan simpan rekod yang diperlukan bagi kewajipan perniagaan dan cukai anda sebelum menutup akaun. Sebagai asas umum bagi perniagaan di Malaysia, rekod cukai pendapatan mesti disimpan selama tujuh tahun. Perenggan 82(1)(a) Akta Cukai Pendapatan 1967 mengira tujuh tahun dari akhir tahun yang berkaitan dengan pendapatan perniagaan itu, manakala subseksyen 82A(1) mengira tujuh tahun dari akhir tahun taksiran. Jika borang nyata belum dikemukakan, subseksyen 82(1A) dan 82A(2) mengira tujuh tahun dari akhir tahun borang nyata itu dikemukakan. Rekod perakaunan syarikat mesti disimpan selama tujuh tahun selepas transaksi selesai di bawah seksyen 245 Akta Syarikat 2016, dan rekod cukai jualan serta cukai perkhidmatan selama tujuh tahun di bawah seksyen 24 Akta Cukai Jualan 2018 dan seksyen 24 Akta Cukai Perkhidmatan 2018. Tempoh yang lebih panjang boleh terpakai semasa pertikaian, audit atau penahanan rekod masih terbuka. Tiada satu pun tempoh ini bermula dari tarikh anda memadamkan akaun Kira anda.

Rekod yang berkaitan dengan perniagaan di Malaysia mesti disimpan dan dikekalkan di Malaysia di bawah subseksyen 82(8) Akta Cukai Pendapatan 1967, dan dokumen yang berkaitan dengan pendapatan di Malaysia di bawah subseksyen 82A(5). Rekod elektronik mesti dikekalkan dalam bentuk yang boleh dibaca secara elektronik dan disimpan supaya mudah diakses serta boleh ditukar kepada bentuk bertulis, di bawah perenggan 82(7)(a) dan 82A(4)(a). Rekod yang asalnya disimpan dalam bentuk manual dan kemudian diimbas masih perlu dikekalkan dalam bentuk asalnya di bawah perenggan 82(7)(b) dan 82A(4)(b), jadi pengimbasan tidak membenarkan dokumen asal dimusnahkan. Pengehosan dan storan lampiran Kira mungkin terletak di luar Malaysia dan dengan sendirinya bukan arkib berkanun yang disimpan di Malaysia. Simpan salinan anda sendiri dengan sewajarnya. Memuat naik resit ke Kira sahaja tidak melepaskan kewajipan penyimpanan rekod anda.

7. Hak, pilihan dan hubungan anda

Di bawah APDP anda boleh:

meminta salinan data peribadi anda yang kami pegang, di bawah seksyen 30. Kami menjawab dalam tempoh 21 hari. Jika kami tidak dapat berbuat demikian, kami memberitahu sebabnya sebelum tempoh 21 hari itu tamat dan menjawab sepenuhnya dalam tempoh 14 hari tambahan.
meminta kami membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini, di bawah seksyen 34. Kami menjawab dalam tempoh 21 hari.
menarik balik persetujuan anda bagi mana-mana pemprosesan yang bersandar padanya, di bawah seksyen 38. Kami menghentikan pemprosesan itu apabila menerima notis anda, dan kami memberitahu apa yang tidak lagi dapat kami sediakan akibatnya.
menghendaki kami secara bertulis supaya berhenti memproses data peribadi anda bagi tujuan pemasaran langsung, di bawah seksyen 43.
menghendaki kami secara bertulis supaya berhenti melakukan pemprosesan yang menyebabkan, atau berkemungkinan menyebabkan, kerosakan atau kesusahan yang ketara dan tidak wajar kepada anda atau kepada orang lain, di bawah seksyen 42. Kami menjawab dalam tempoh 21 hari, menyatakan sama ada kami akan mematuhinya atau sebab kami menganggap notis itu tidak berasas. Jika anda tidak berpuas hati, anda boleh memohon kepada Pesuruhjaya.
meminta kami, melalui notis bertulis yang dihantar secara elektronik, supaya memindahkan data peribadi anda terus kepada pengawal data lain yang anda namakan, di bawah seksyen 43A. Kami menyempurnakan pemindahan itu dalam tempoh yang ditetapkan di bawah APDP. Hak ini terpakai hanya apabila pemindahan itu boleh dilaksanakan dari segi teknikal dan format data adalah serasi. Jika mana-mana syarat itu tidak dipenuhi, kami memberitahu sebabnya, dan kami tetap memberikan anda eksport dalam format yang kami sokong.

Kami menolak sesuatu permintaan hanya atas alasan yang dibenarkan oleh APDP, dan kami memberitahu alasan yang kami sandarkan. Pemadaman bukan hak tanpa syarat, kerana sesetengah rekod mesti disimpan di bawah undang-undang cukai, syarikat dan perakaunan.

Anda boleh memilih untuk tidak menggunakan pembantu Mira dan buka kunci pantas peranti, dan bahagian lain Perkhidmatan tetap berfungsi. Anda boleh menarik balik persetujuan anda bagi penggunaan data peribadi anda untuk Data Terbitan pada bila-bila masa dengan menulis kepada pasukan privasi kami, dan tindakan itu tidak menjejaskan akses anda kepada Perkhidmatan. Kami menghantar mesej perkhidmatan yang tidak boleh dinyahlanggan, seperti notis pengebilan dan amaran keselamatan, kerana kami memerlukannya untuk mengendalikan akaun anda. Kami tidak menggunakan data peribadi anda untuk pemasaran langsung.

Hantar permintaan dalam bahasa Inggeris atau Bahasa Melayu kepada [email protected], atau surat kepada Kira Labs Sdn Bhd (1679437-P), 7-2, Plaza Danau 2, Jalan 2/109F, Taman Danau Desa, 58100 Kuala Lumpur, Malaysia. Kami mungkin mengesahkan identiti anda dan, bagi rekod yang dikawal oleh peniaga, menyelaraskan tindakan dengan peniaga itu. Kami akan menerangkan apa-apa batasan atau akibat yang berkaitan, seperti ketidakupayaan menyediakan ciri yang memerlukan data tersebut. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi di Jabatan Perlindungan Data Peribadi.

Perubahan pemprosesan data peribadi tetap tertakluk pada apa-apa notis atau persetujuan yang diwajibkan oleh undang-undang.

中文隐私声明

Kira Labs Sdn Bhd (1679437-P)(下称「Kira」「我们」)提供 Kira 与 KiraPOS(下称「本服务」)。本声明说明我们如何处理账号持有人、商户、员工、顾客以及其他在本服务中被使用到信息的个人的个人资料。「PDPA」指马来西亚《2010 年个人资料保护法令》及其修正案。本中文版仅供参考,若与英文版有出入,以英文版为准。

1. 我们收到的信息与用途

我们从您本人、您的商户工作区、获授权用户、已连接的服务,以及您对本服务的使用中收到信息。视您使用的功能而定,包括:

账号与业务联系资料、认证记录、订阅与账单信息,用于开通账号、管理访问权限、收取费用与回应您的请求。
顾客与供应商资料、交易、付款参考号、账簿与税务信息,用于业务记录、对账与电子发票。
员工报销申请、收据图像、您确认的申请数值、审批决定、更正与报销支付记录,用于编制、审核与处理报销。由已批准的报销过账生成的费用记录会保留审计轨迹,含操作人、时间戳、所作更改与 IP 地址。若您所用的版本支持报销更正,先前的收据会与该历史一并保留,不会被覆盖。
设备、会话、诊断与支持信息,用于运行本服务、排查故障与保护账号。助手对话与相关业务数据见第 3 节。

账号与认证资料是开通账号所必需的。其他信息在您选择依赖它的功能时才需要,例如付款或报销。若未提供必需信息,该功能或请求可能无法提供。可选的助手功能与可选的设备快速解锁都可以不使用。只提供任务所需的信息,不要在收据或消息中夹带无关的敏感信息。

收据与报销附件可能含有敏感个人资料。依 PDPA 第 4 条,敏感个人资料包括健康信息、宗教或类似信仰的信息、关于犯罪或涉嫌犯罪的信息,以及生物特征资料。第 40 条规定,处理敏感个人资料须取得当事人的明示同意,或符合该条其他条件之一,而满足该条件的义务在资料控制者身上,不在上传收据的员工身上。对商户工作区内的报销,商户是资料控制者,必须依《2013 年个人资料保护规例》以可单独记录的形式取得该明示同意。仅仅上传收据或接受本条款,并不构成该条件已获满足。Kira 不会将收据中的敏感个人资料用于自身的任何目的,包括第 3 节所述的衍生数据。若您不愿披露相关细节,请与雇主确认是否可提交遮蔽后的收据或替代文件。

2. 我们的角色与工作区访问

角色取决于具体的处理活动。对由商户决定用途的顾客与员工信息,商户是资料控制者。仅当 Kira 完全代商户处理该信息、且不为自身任何目的处理时,Kira 才是资料处理者。对 Kira 自行决定用途的每一项处理,Kira 是资料控制者,并承担 PDPA 下资料控制者的全部义务。这些用途包括账号管理、认证与访问管理、Kira 自身的计费与收款、防欺诈与防滥用、服务诊断与支持,以及第 3 节所述的分析与模型开发。对 Kira 自行决定的用途,Kira 不依赖商户去发出通知或取得同意。商户仍须就其自行决定的用途发出适当通知并确立合法依据。在处理者角色下,Kira 同样承担自身义务,包括 PDPA 第 9 条的安全原则。

报销是业务记录,不是只有申请人能看到的私人存储。工作区拥有者与获授权的审核人可以按其权限与分店范围访问相关的报销、收据与历史记录。共用设备上可能存有本地业务记录。请勿假设每位员工各有一个独立的私人收据存储。

3. 收据识别、Mira 与衍生数据

KiraPOS 的收据文字识别在设备本机运行,使用操作系统的识别组件。识别出的文字本身留在设备上。提交报销时,系统会把您确认的申请明细(其中可能包含由识别文字预填的数值)连同收据图像一起发送给 Kira,用于处理与获授权的审核。若您所用的版本支持,更正报销或更换其收据时,替换图像也以同样方式发送。

Mira(也称 Ask Kira)是一项独立的在线功能。使用时,消息以及随附的业务数据结果会经 Kira 发送给位于马来西亚境外的 AI 语言模型供应商,以便生成回复。这些消息与结果可能包含公司信息、销售、税务、付款、商品与库存数据,并不会自动变为匿名。Kira 还会记录与工作区、用户和终端关联的对话条目与回复,若您请助手报告问题,也会记录您所写的问题文本。

Kira 会从遥测与交易记录中生成聚合统计与其他衍生数据(下称「衍生数据」),用于衡量与改进本服务并开发模型。当该项工作的输入是个人资料时,Kira 就该处理是资料控制者,并依 PDPA 第 6(1)(a) 条以当事人的同意为依据。Kira 会单独征求该同意,采用可记录、可撤回的形式,而不是通过您接受本声明或服务条款来取得。未取得该同意的个人,其个人资料不会被 Kira 用于生成衍生数据。一旦数据真正匿名,即无法从中、或从中结合 Kira 持有的其他信息识别出任何个人,该数据便不再是个人资料,Kira 可以不受时限地使用与保留。仅删除姓名、对标识符做哈希或加密、或对数字做聚合,并不足以使数据成为匿名数据。Kira 保留其对衍生数据、算法与模型的权利,但受适用法律与第三方权利限制。这不转移任何可识别的顾客或员工信息的所有权,也不是对模型训练的概括性同意。在线生成回复与训练模型是两项不同的活动。

4. 接收方与数据的处理地点

视功能而定,我们会向下列各类接收方披露个人资料,且仅限于本声明所述用途:

您商户工作区内获授权的参与者,按其权限与分店范围。
运行本服务并投递其通知的云托管、数据库、对象存储、电邮与消息推送供应商。
为 Mira 助手提供服务的 AI 语言模型供应商。
支付服务供应商,用于收取我们的订阅费,以及处理您发起的付款。
为我们登录与注册页面提供机器人防护的供应商、提供设备与应用完整性校验的供应商、为 KiraPOS 提供设备端文字识别组件的供应商,以及为我们页面提供网页字体的供应商。这些供应商会收到技术性的请求信息,例如 IP 地址与设备或浏览器标识。
税务机关,用于电子发票及其他法律要求的披露。
专业顾问,以及在公司交易中的买方或承继方,均受 PDPA 约束。

我们不出售、出租或交易个人资料,也不向广告网络或数据经纪商披露个人资料。

其中部分供应商在马来西亚境外处理个人资料,包括在美国与新加坡。对于 Kira 作为资料控制者所作的转移,当转移为履行与您的合约所必需时,Kira 依 PDPA 第 129(3)(b) 项。其余情形依第 129(3)(f) 项,并已采取合理的预防措施与尽职调查,包括转移评估与同接收方签订的书面合约。当 Kira 按商户指示转移数据时,作出转移的资料控制者是商户,第 129 条适用于商户。仅凭供应商的所在地并不足以证明保护水平充分。如需与您的使用相关的接收方详情、目的地国家、数据类型与用途,请联系我们的隐私团队,以便您记录该转移并自行完成评估。

为电子发票而传送给内陆税收局总监的个人资料适用不同规则。《1967 年所得税法令》第 82C(11) 款规定,《2010 年个人资料保护法令》不适用于为签发或传送给总监的电子发票而处理的个人资料。电子发票一经提交并通过验证,Kira 与商户都无法因隐私请求而将其从税务机关撤回。

5. 设备、安全与个人资料泄露

我们使用访问控制与租户隔离来限制对业务记录的访问。没有任何系统能提供绝对的安全保证。设备快速解锁使用操作系统支持的生物识别或屏幕锁凭据。在该解锁流程中,KiraPOS 收到的是认证结果,不是指纹图像或面部模板。

KiraPOS 会为离线作业与恢复保存本地记录以及收据或付款凭证图像。本地副本不是有保障的档案,离线付款照片也不会自动备份到 Kira。手动登出或设备重置可能清除尚未同步的业务记录与报销图像。会话过期可能把本地内容留在设备上。登出与账号删除都不保证立即抹除每一个本地文件、每一台离线设备或每一份已导出的副本。在登出、清除应用数据或停用设备之前,请先完成对账并导出必要记录。

当 Kira 是资料控制者时(例如账号、认证与账单数据),对造成或可能造成重大损害的个人资料泄露,Kira 会尽快通报个人资料保护专员,最迟不超过事件发生起 72 小时,并在通报专员后不迟于 7 天内,不作不必要拖延地直接通知受影响个人。当 Kira 代商户处理数据时,商户是资料控制者,PDPA 第 12B 条把通报义务放在商户身上,不在 Kira 身上。此时 Kira 会在知悉泄露后立即通知商户的登记管理员,并提供商户履行自身义务所需的信息与协助。商户自身的 72 小时期限,自 Kira 通知商户时起算,或自商户以其他方式取得该泄露的明确证据时起算,以较早者为准。使用第三方服务供应商不免除 Kira 自身的义务。

6. 保存期限与账号删除

我们只在用途所需的期间内保存个人资料,并依 PDPA 第 10 条采取合理措施,在不再需要时销毁或永久删除。某项记录保存多久,取决于其用途、适用于它的法律,以及任何必要的争议或法律保留要求。

订阅已到期的工作区进入 60 天宽限期。该宽限期并不承诺在第 60 天销毁每一份副本。宽限期结束后,工作区进入可删除状态,其账本数据随后可能被永久删除,但 Data Parking 生效时、法律要求归档时,或存在法律保留或其他保存限制时除外。Data Parking 是一项付费保存方案。其生效期间,工作区及其记录会被保存并豁免删除,但常规访问被暂停,工作区仅限于订阅、付款与账号管理。宽限期与 Data Parking 都不保证不受限制的访问,也都不能替代您自己的记录保存义务。

删除个人账号会吊销登录权限,并移除或去标识化个人资料。该操作本身不会删除工作区账簿、已提交的报销、附件、删除请求记录或审计历史。法律要求保存的记录与档案另行处理。请参阅如何申请删除账号。

关闭账号之前,请导出并自行保存您的业务与税务义务所要求的记录。对马来西亚企业而言,所得税记录的一般下限是保存七年。《1967 年所得税法令》第 82(1)(a) 项自该营业所得所属年度结束起算七年,第 82A(1) 款自该课税年度结束起算七年。若尚未报税,第 82(1A) 与 82A(2) 款自实际报税那一年结束起算七年。公司会计记录依《2016 年公司法令》第 245 条须在交易完成后保存七年,销售税与服务税记录依《2018 年销售税法令》第 24 条与《2018 年服务税法令》第 24 条须保存七年。争议、审计或法律保留尚未了结时,可能适用更长的期限。这些期限都不是从您删除 Kira 账号那天起算。

依《1967 年所得税法令》第 82(8) 款,与马来西亚境内业务相关的记录必须保存并留存于马来西亚境内,与马来西亚境内所得相关的文件依第 82A(5) 款同理。依第 82(7)(a) 与 82A(4)(a) 项,电子记录必须以可电子读取的形式保存,并须易于取用且可转换为书面形式。依第 82(7)(b) 与 82A(4)(b) 项,原本以人手保存、后经扫描的记录,仍须保留其原件,因此扫描并不允许销毁纸本原件。Kira 的托管与附件存储可能位于马来西亚境外,其本身不构成保存在马来西亚境内的法定档案,请据此自行保留副本。仅把收据上传到 Kira,并不履行您全部的记录保存义务。

7. 您的权利、选择与联系方式

依 PDPA,您可以:

依第 30 条索取我们持有的您的个人资料副本。我们在 21 天内答复。若无法做到,我们会在该 21 天结束前告知原因,并在其后 14 天内完整答复。
依第 34 条要求我们更正不准确、不完整、具误导性或已过时的个人资料。我们在 21 天内答复。
依第 38 条撤回您对任何以同意为依据的处理的同意。我们在收到您的通知时停止该处理,并告知因此无法再提供的内容。
依第 43 条以书面要求我们停止为直接营销目的处理您的个人资料。
依第 42 条以书面要求我们停止正在造成或可能造成对您或他人重大且不当的损害或困扰的处理。我们在 21 天内答复,说明是否遵从,或说明我们认为该通知缺乏依据的理由。若您不满意,可向专员提出申请。
依第 43A 条以电子方式发出书面通知,要求我们把您的个人资料直接传送给您指定的另一资料控制者。我们在 PDPA 规定的期限内完成传送。该权利仅在技术上可行且数据格式兼容时适用。若任一条件不满足,我们会告知原因,并仍以我们支持的格式提供导出。

我们仅以 PDPA 允许的理由拒绝请求,并会告知我们援引的是哪一项理由。删除并非无条件的权利,因为部分记录依税务、公司与会计法律必须保存。

您可以不使用 Mira 助手与设备快速解锁,本服务的其余部分仍可正常使用。您可以随时致函我们的隐私团队,撤回对将您的个人资料用于衍生数据的同意,这不影响您对本服务的访问。我们会发送您无法退订的服务性消息,例如账单通知与安全告警,因为运行您的账号需要这些消息。我们不将您的个人资料用于直接营销。

请以英文或马来文将请求发送至 [email protected],或寄函至 Kira Labs Sdn Bhd (1679437-P), 7-2, Plaza Danau 2, Jalan 2/109F, Taman Danau Desa, 58100 Kuala Lumpur, Malaysia。我们可能核实您的身份,对由商户控制的记录,我们会与该商户协调处理。我们会说明相关的限制或后果,例如无法提供需要该数据的功能。您也可以向个人资料保护局的个人资料保护专员投诉。

对个人资料处理方式的变更,仍须遵守法律要求的通知或同意程序。